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Trucs et astuces pour preparer une reunion Comment se preparer a la prise de parole en groupe

Trucs et astuces pour preparer une reunion Comment se preparer a la prise de parole en groupe

Des techniques existent pour optimiser la prise de parole, motiver et diriger un groupe, dès le 1er contact, la préparation de la salle et la présentation.

Donner des conseils sur la prise de parole en public semble le plus souvent inutile, voire ridicule puisque, comme M. Jourdain s’extasiant chez Molière de faire de la prose sans le savoir, chacun s’arrange et se débrouille plus ou moins bien face à un auditoire, en s’adaptant selon son propre tempérament. Pourtant, il existe des erreurs à éviter, mais aussi des principes et des «trucs» simples, qu’il est toujours utile de rappeler et de revoir.

L’organisation matérielle de la salle

Premier principe: arrivez toujours une demi-heure ou une heure avant le début de la réunion. Prévoyez un temps pour vous assurer que la salle convient au type de prise de parole que vous souhaitez, car il existe des principes d’organisations type d’une réunion: en demi cercle informel avec des chauffeuses pour un échange convivial de points de vue, autour d’une table ou en «U» pour des échanges plus formels, voire en rangées de sièges face à vous pour un exposé ex cathedra.

N’oubliez pas que vos interlocuteurs doivent se sentir à l’aise. Allez vous asseoir à la place qui sera la leur pour vous assurer de leur visibilité et de leur confort (pas de pied de table entre les jambes), regardez si le décor de la salle est agréable pour eux (fleurs, tableaux, etc). Trop souvent, l’animateur regarde les jolies fleurs et tableaux qu’il a face à lui… en ne se rendant pas compte que ses interlocuteurs, eux, ne voient derrière lui qu’un écran vide, une armoire, voire des rangées de chaises! Il suffit de ramener une table et des éléments de décoration à côté de vous pour tout changer…

Prise de contact et présentations

Lorsqu’on doit animer un groupe d’une dizaine de personnes, la première erreur à éviter est d’arriver et de commencer la réunion en entrant directement dans le vif du sujet, en regardant à peine ses interlocuteurs,voire en plongeant dans ses notes! En cours de réunion, on s’aperçoit soudain qu’on ne connaît pas le nom de ses interlocuteurs et qu’on est gêné pour les interpeller, quand on ne découvre pas qu’ils étaient mal informés de l’objet de la réunion, ne comprenant pas les enjeux et le sens de votre intervention.

D’où l’importance d’un premier contact avec votre auditoire: présentez-vous d’abord de manière claire, souriante et affirmée, puis demandez à chacun de se présenter brièvement (ils peuvent avoir un petit bristol avec leur nom inscrit devant eux, ou vous pouvez vous faire un plan de table en notant leur nom au fur et à mesure des présentations). N’oubliez pas que ces cinq premières minutes sont le moment le plus important pour nouer un contact personnel avec eux, et que l’ambiance du groupe s’installe à ce moment: regardez-les dans les yeux en souriant, manifestez votre intérêt à leur présentation, ponctuez (c’est bien, c’est intéressant), et remerciez avant de passer à la personne suivante. Si vous avez une bonne mémoire, finissez le tour de table en montrant que vous avez retenu le nom ou prénom de chacun: «Donc nous avons autour de la table Pierre, Chantale, Paul, etc… c’est bien ça?» Bluffant, pour asseoir votre compétence !

Eventuellement, vous pouvez vous essayer à des présentations plus créatives se servant de la technique du portrait chinois: si vous étiez un personnage historique, un élément de la nature, une époque, un film…

Toutes ces précautions permettront à votre réunion de mieux se dérouler, dans une bonne ambiance, sans inquiétude latente des participants. Que vous cherchiez en effet des trucs et astuces pour vos conférences ou exposés, ou des trucs et astuces pour animer une discussion, le fait de démarrer, déjà, dans de bonnes conditions de transparence et de convivialité, vous donne un solide atout…

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